Les méthodes d'organisation

Dans un monde où le flux constant d’informations et de tâches peut facilement submerger nos capacités de gestion, les techniques d’organisation peuvent jouer un rôle crucial pour nous aider à relever les défis du quotidien. La psychologie a joué un rôle important pour comprendre comment ces techniques peuvent soulager notre charge mentale et contourner les limites de notre cognition.

L’un des courants que l’on peut citer est celui de la psychologie cognitive dont l’objet d’étude sont les mécanismes mentaux impliqués dans le traitement de l’information et la prise de décision, offrant ainsi un éclairage sur la façon dont les méthodes d’organisation optimisent notre gestion des données et des responsabilités. Parallèlement, la psychologie sociale explore l’impact des interactions sociales et des normes culturelles sur nos habitudes d’organisation, soulignant l’importance de notre environnement social dans nos choix quotidiens.

On peut évoquer,de plus, des théories telles que celle de l’auto-efficacité de Bandura qui mettent en avant l’importance de croire en notre capacité à accomplir des tâches, ce qui est renforcé par l’utilisation de techniques d’organisation pour planifier et atteindre efficacement nos objectifs et le renforcement de la motivation. En outre, la théorie de la gestion du temps nous guide dans la gestion stratégique de nos priorités et de nos activités, offrant ainsi un cadre pour des méthodes telles que la méthode GTD (Getting Things Done) ou la matrice d’Eisenhower.

Les thérapies cognitivo-comportementales (TCC) offrent des stratégies pratiques pour améliorer l’organisation et la gestion du temps. En se concentrant sur la modification des pensées et des comportements qui sous-tendent les habitudes d’organisation inefficaces, les TCC peuvent aider à développer des compétences pour mieux planifier, prioriser et accomplir des tâches.

Le modèle SMART [1], largement utilisé dans ces thérapies, offre un cadre pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis. En appliquant ce modèle à la planification des tâches et des objectifs, les individus peuvent clarifier leurs intentions, évaluer leur progrès et ajuster leurs efforts en conséquence.

Par exemple, une personne montrant des comportements de procrastination pourrait utiliser les TCC pour identifier les pensées négatives ou les croyances limitantes qui contribuent à ce comportement. Ensuite, en utilisant le modèle SMART, cette personne pourrait définir un objectif précis et réalisable, tel que “Passer 30 minutes chaque matin à planifier mes tâches pour la journée”, en s’engageant à le faire régulièrement (mesurable), en se concentrant sur les actions qu’elle peut réaliser (atteignable), en reconnaissant l’importance de cette activité pour améliorer son organisation (pertinent) et en fixant une période de temps définie pour commencer (temporellement défini).

Mais sans pour autant réaliser une TCC pour mieux s’organiser, nous pouvons présenter, les techniques d’organisation qui sont utiles pour maximiser l’efficacité et minimiser le stress, que ce soit au travail ou dans la vie quotidienne.

Voici un aperçu de ces quelques techniques :

1. La méthode GTD (Getting Things Done) : Développée par David Allen, cette méthode met l’accent sur la capture, la clarification et l’organisation des tâches de manière à libérer l’esprit pour une concentration optimale. Le processus s’effectue en 5 étapes : 1) Capturer, 2) Clarifier, 3) Organiser, 4) Réviser, 5) Agir. En effet le fait de libérer son esprit des préoccupations en les écrivant peut réduire le stress et améliorer la concentration. [2]

2. La technique Pomodoro : Cette méthode consiste à travailler de manière fractionnée, pendant des périodes de temps définies (habituellement 25 minutes) suivies d’une courte pause. La psychologie soutient que la division du travail en intervalles de temps gérables peut améliorer la concentration et la productivité en évitant la fatigue mentale [3].

3. La matrice d’Eisenhower : Cette technique de priorisation classe les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Elle s’appuie sur le principe que toutes les tâches ne sont pas égales et qu’il est crucial de distinguer ce qui est urgent et ce qui est important pour une meilleure utilisation du temps [4].

4. La technique des 5S : Originaire du Japon, cette méthode vise à organiser l’espace de travail en se concentrant sur cinq étapes : trier, ranger, nettoyer, standardiser et maintenir. [5].

5. La méthode Ivy Lee : Cette technique consiste à écrire une liste de six tâches prioritaires la veille pour le lendemain, puis à les accomplir dans l’ordre sans se laisser distraire. La psychologie de la motivation souligne l’importance de se fixer des objectifs clairs et réalisables pour maintenir la motivation et la concentration [6].

En conclusion, dans un monde où la surabondance d’informations et la multiplicité des tâches peuvent aisément submerger nos capacités, les techniques d’organisation se révèlent être des alliées précieuses pour relever les défis du quotidien.

Des courants tels que la psychologie cognitive, la psychologie sociale et les thérapies cognitivo-comportementales permettent de saisir comment nos pensées, nos comportements et notre environnement influencent nos habitudes organisationnelles. En intégrant des modèles comme la méthode SMART et la théorie de la motivation, nous pouvons acquérir des outils concrets pour définir des objectifs clairs, mesurables et atteignables, et pour maintenir notre motivation à long terme.

Ainsi, en utilisant ces connaissances pour informer nos pratiques d’organisation, nous sommes mieux équipés pour gérer efficacement notre temps, nos tâches et nos priorités. En adoptant des stratégies adaptées à nos besoins individuels et en restant fidèles à nos objectifs personnels et professionnels, ainsi qu’à nos valeurs nous pouvons cultiver un sentiment d’efficacité personnelle et de satisfaction renforçant notre motivation.

En définitive, que ce soit en définissant des objectifs SMART, en utilisant des techniques de gestion du temps ou en améliorant nos compétences en organisation personnelle, nous sommes les architectes de notre propre développement. C’est presque là un paradoxe, mais songez-y : en investissant du temps à une meilleure organisation de celui-ci, nous pouvons développer notre potentiel et créer des vies équilibrées, productives et significatives.

“Si les gens ne croient pas qu’ils peuvent obtenir les résultats qu’ils désirent grâce à leurs actes, ils ont bien peu de raison d’agir ou de persévérer face aux difficultés.” Albert BANDURA

Références :

1. Objectifs SMART

   • Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey. American psychologist, 57(9), 705-717.

2. Méthode GTD :

   • Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Books.

3. Technique Pomodoro :

   • Cirillo, F. (2018). The Pomodoro Technique. Available at: https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique.
   • Trouillas, F. (2017). The Pomodoro Technique: A Review of the Literature. International Journal of Modern Education and Computer Science, 9(12), 1-7.

4. Matrice d’Eisenhower :

   • Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. New York: Free Press.

5. Technique des 5S :

   • Hirano, H. (2009). 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation. New York: Productivity Press.
   • Womack, J. P., & Jones, D. T. (2003). Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. New York: Free Press.

6. Méthode Ivy Lee :

   • James, W. (1920). Principles of Psychology. New York: Henry Holt and Company.